Infraestrutura do Desenvolvimento de Coleções Digitais
Dimensão Organizacional: Infraestrutura do Desenvolvimento de Coleções Digitais
A infraestrutura do desenvolvimento de coleções digitais da esfera organizacional é uma das etapas mais sensíveis na Gestão da Preservação Digital, visto que é nesta etapa do projeto que será definido o conjunto memorial que será convertido para o digital, desconsiderando o que permanecerá em suporte não-digital.
A infraestrutura do desenvolvimento de coleções digitais pode ser orientada pelos seguintes aspectos:
• Ficha de Cadastro de Coleção
• Perguntas para desenvolver uma coleção digital
• Critérios de conteúdo e demanda; recursos e tempo; permissão, privacidade e ética.
Atributos para o Desenvolvimento de Coleções Digitais
O propósito da criação de uma coleção digital é fornecer amplo acesso a materiais raros, únicos e em risco. Assim os atributos para o desenvolvimento de coleções digitais devem seguir os princípios de que em uma coleção digital a quantidade de conteúdo continuará a crescer rapidamente; de que a instituição precisa ser seletiva quanto aos conteúdos digitais que vier a adquirir e que há uma expectativa crescente de que os usuários tenham amplo acesso aos conteúdos digitais (LOC, 2021).
A seleção de itens para digitalização e preservação é responsabilidade da biblioteca ou arquivo institucional, cada qual deve ter um processo de seleção implementado para avaliar os materiais e determinar quando a conversão digital é mais apropriada. Dado que a seleção para a digitalização surge do desejo de um melhor acesso, talvez a consideração mais importante seja a forma como as versões digitais serão utilizadas, tanto agora como no futuro.
Desta forma a gestão e organização dessas decisões é realizada por meio de especialistas em seleção, os quais devem ser designados na Infraestrutura de Governança da AGPD. Os selecionadores escolhem entre uma infinidade de materiais que aguardam melhor acesso por meio da digitalização, devendo estar concentrados na conversão de documentos de grande utilização, na apresentação de exposições online, no alargamento da disponibilidade de materiais do património nacional, regional ou local.
No tocante ao público é importante que a instituição esteja atenta a qual tipo de público espera atender, compreendendo como o conteúdo digitalizado deve ser apresentado para ser mais útil para seu público. Contudo para este fim é necessário saber quais ferramentas de apresentação e navegação são necessárias; quais metadados fornecem descrição e gerenciamento de arquivos adequados; que informações de apoio e interpretações devem acompanhar o conteúdo (NEDCC, s/d).
A Biblioteca do Congresso estadunidense descreve que existem áreas de trabalho, as quais devem ser abordadas no desenvolvimento de coleções digitais, são elas:
• Fluxos de trabalho (Workflows), políticas e práticas para recomendação, identificação, seleção, aquisição, descrição, processamento, preservação e acesso de conteúdo nato digital para o acervo da Biblioteca;
• Maior desenvolvimento da infraestrutura técnica da Biblioteca para apoiar todo o ciclo de vida do conteúdo digital;
• Desenvolvimento de diversas políticas e procedimentos de acesso apropriados às diferentes categorias de conteúdo digital;
• Treinamento e desenvolvimento de pessoal;
• Facilitar o acesso a todo o material digital relevante, independentemente da sua localização de “armazenamento”;
• Realinhamento de recursos para corresponder a um ambiente em que uma parcela crescente das coleções da Biblioteca é digital.
Critérios de seleção precisam ser definidos antes do início dos trabalhos, pois estes auxiliam na caracterização dos materiais. Como por exemplo: Quais os melhores ou piores candidatos à digitalização com base no valor do conteúdo e em suas características físicas, fornecendo orientação sobre questões logísticas e de infraestrutura.
Um método simples que pode ajudar nesta decisão é fazer três perguntas fundamentais à instituição detentora da coleção, ainda, não digitalizada:
• Por que a coleção deveria ser digitalizada? A coleção é suficientemente importante, existe procura suficiente do público e pode ser acrescentado valor suficiente através da digitalização para fazer valer o custo e o esforço?
• Está autorizada a ser digitalizada? A instituição possui direitos de propriedade intelectual para permitir a criação e divulgação legal de uma versão digital?
• Existe estrutura para preservação após a digitalização? A digitalização atingirá os objetivos do projeto, dada a natureza física dos materiais e a sua organização, disposição e descrição? A instituição possui infraestrutura técnica e expertise para criar arquivos digitais e disponibilizá-los aos usuários agora e no futuro?
Para se chegar ao consenso do que será digitalizado e preservado ampliaremos a seguir a perspectiva acima conforme as diretrizes da Virginia Commonwealth University (2020), baseadas nas orientações do Northeast Document Conservation Center (NEDCC), considerando, para além dos anteriormente citados, os critérios de conteúdo e demanda; recursos e tempo; permissão, privacidade e ética.
Conteúdo e demanda
• Tipos e formatos: os materiais e formatos a serem considerados incluem textos e documentos manuscritos, materiais fotográficos, coisas efêmeras, belas-artes, ilustrações, gravações de som, gravações de vídeo, objetos 3D, recursos natos digitais e outros tipos de materiais digitais.
• Conteúdo intelectual: os materiais são uma fonte rica de informações ou perspectivas, apoiando a pesquisa, aprendizagem, inclusão, divulgação, atendimento ao paciente, impacto na comunidade e outros objetivos institucionais estratégicos.
• Demanda: há evidências de uso atual ou potencial, ou se prevê um amplo interesse.
• Preservação: os materiais são muito utilizados ou sua condição física dificulta o acesso; os materiais estão em risco devido ao mau estado ou formato de mídia obsoleto. A digitalização não deve colocar os originais em riscos desnecessários. Materiais frágeis podem exigir tratamento ou orientação de manuseio do bibliotecário de Preservação.
• Exclusividade ou raridade: os materiais têm um forte valor imediato ou duradouro. Isto pode incluir itens que não estão disponíveis online; projetos que proporcionem oportunidade de inovação tecnológica; ou projetos que possam trazer distinção e reconhecimento instituição.
• Valor: a digitalização aumentará o valor intelectual, o acesso e a utilização dos materiais.
• Pontos fortes das coleções existentes: os materiais preenchem lacunas nas coleções existentes ou aprofundam ou diversificam o conteúdo atual.
• Diversidade, inclusão, equidade e justiça: os materiais promovem valores fundamentais de diversidade, inclusão e equidade, ou abordam as disparidades na sociedade.
• Envolvimento comunitário: os materiais fortalecem as parcerias comunitárias.
Recursos e tempo
• Processamento: o item é catalogado, a coleção é processada e aberta para uso em pesquisa ou há recursos disponíveis para descrever os materiais.
• Formatos, tamanho e complexidade: os formatos dos materiais se alinham com os recursos de digitalização internos ou terceirizados.
• Recursos: financiamento, equipamento e tempo do pessoal estão disponíveis para digitalizar materiais e torná-los acessíveis e detectáveis.
• Preservação digital: existem recursos para fornecer o nível adequado de apoio à preservação digital.
Permissão, privacidade e ética
• Propriedade: A instituição é capaz de estabelecer a propriedade clara dos materiais, ou foi concedida permissão para digitalizar materiais de outros repositórios.
• Direitos autorais: os materiais considerados para digitalização devem ser avaliados quanto à conformidade com as leis de direitos autorais. É dada preferência a materiais que possam ser publicados na Internet pública como domínio público ou materiais licenciados abertamente e/ou mediante permissão do detentor dos direitos autorais.
• Ética: a decisão de digitalizar é tomada dentro de códigos de ética profissionais, com contribuições, sempre que possível, de indivíduos, pesquisadores, criadores e comunidades mais afetados pela digitalização proposta. O impacto ambiental da digitalização e do armazenamento também é considerado.
• Privacidade: materiais que contenham informações pessoais ou outros itens que violariam as leis de privacidade, se tornados públicos não devem ser digitalizados. Itens que contenham informações privadas que possam ser facilmente editadas podem ser considerados para digitalização. As redações devem ser anotadas nos metadados.
• Requisitos legais: materiais que somos legalmente obrigados a digitalizar e divulgar.
Manutenção e Remoção do Display
Quando for necessária a retirada ou remoção de objetos individuais ou coleções inteiras por motivos de remoção de coleções, armazenamento ou disputa de direitos autorais, entre outros. Estas decisões serão tomadas em conjunto com a equipe de desenvolvimento de coleções digitais conforme descrito na infraestrutura de governança.
Referências Bibliográficas
LIBRARY OF CONGRESS. Digital Collections Strategy Overview (2022-2026). 2021
NEDCC. Preservation and Selection for Digitization. Disponível em: https://www.nedcc.org/free-resources/preservation-leaflets/6.-reformatting/6.6-preservation-and-selection-for-digitization
UBC Library – Digital Collection Development Policy. Disponível em: https://wiki.ubc.ca/Library:DigInit_Documentation Acesso em: 04 abr. 2023.