Dimensão Organizacional: Infraestrutura de Governança

A infraestrutura de governança da esfera organizacional abrange abrange todo o processo de decisão da Gestão da Preservação Digital, estando em conformidade com a infraestrutura organizacional da ISO 16.363 de 2012, a qual especifica que o repositório deverá ter:

Declaração de missão que reflita o compromisso com a preservação, guarda (retenção) de longo prazo, gerenciamento e acesso à informação digital.

• Plano Estratégico de Preservação que defina a abordagem que o repositório adotará no apoio de longo prazo à sua missão.
• Plano de sucessão apropriado, planos de contingência e/ou acordos de garantia em vigor, caso o repositório deixe de operar ou a instituição governante ou financiadora altere substancialmente seu escopo.
• Monitorar seu ambiente organizacional para determinar quando executar seu plano de sucessão, planos de contingência e/ou acordos de garantia.
• Política de Coleta ou outro documento que especifique o tipo de informação que irá preservar, reter, gerenciar e fornecer acesso.

Para além desta especificações, a estrutura deve descrever o corpo gestor, técnico e operacional que compõem o organograma do repositório, suas funções e responsabilidades, bem como comitês extraordinários e forças-Tarefas quando necessário.

Atributos

Os atributos da infraestrutura da governança da esfera organizacional sugerem uma série de especificações que devem ser observadas e consideradas no processo de elaboração do documento de governança do projeto de gestão da preservação digital do seu Repositório Institucional.

É fato que um ecossistema de Preservação Digital pode subsistir por tempo indeterminado, em face da interoperabilidade dos nós do sistema (ANDRADE, 2018, p.29-35). Esta propriedade sistêmica lhe garante um fluxo de continuidade que pode se estender por tempo indeterminado. No entanto, esta condição, vulnerável por natureza, quando vista da perspectiva do risco aponta para um cenário onde perigos e ameaças evidenciam uma situação de crise que uma hora ou outra irá colapsar a estrutura, podendo causar danos e/ou perdas ao acervo digital do repositório.

Contudo é uma situação que pode ser contida quando o projeto de preservação digital segue as orientações do Modelo AGPD que coloca a governança como prioridade do framework. Neste contexto algumas Instituições melhor organizadas em sua estrutura administrativa detêm um ponto positivo, visto já disporem de uma estrutura de governança, porém é fundamental que o corpo gestor de um Repositório Institucional, ainda na fase de planejamento do seu projeto de gestão da preservação digital, elabore sua documentação de governança.

Vale salientar que quando a preservação digital não está entre os principais objetivos de uma instituição memorial, logo se leva a crer que a Instituição não se importa com a memória que ela mesma se diz detentora. A ISO 16363:2012, no que tange à missão da instituição e seu compromisso com a preservação digital entende que um repositório prossegue a sua missão de preservação como uma consequência dos objetivos mais amplos de uma organização na qual está alojado. A missão mais restrita pode ser formalizada através de políticas explicitamente adotadas e aprovadas pelo comitê responsável. Devendo, ainda, ser mantida atualizada, visando continuar a refletir os objetivos e práticas comuns de preservação.

A norma diz ainda que é necessário elaborar alguns documentos, o plano estratégico, por exemplo, deve se basear na missão estabelecida pela instituição e nos valores, visão e objetivos, por esta, definidos. E a falha de um repositório ameaça a sustentabilidade a longo prazo do conteúdo de informação de um repositório. Não é suficiente que o repositório tenha um plano ou política informal sobre o destino dos seus dados caso ocorra uma falha. A gestão de um repositório deve ter procedimentos formais implementados para verificar periodicamente a viabilidade do repositório. Esta verificação periódica deve ser usada para determinar se, ou quando, executar o plano formal de sucessão, planos de contingência e/ou acordos de garantia do repositório. A política de coleta, por sua vez, pode ser usada para entender o que o repositório contém, o que não contém e por quê. A política de recolha apoia a missão mais ampla do repositório. Sem essa política, o repositório provavelmente recolherá de forma aleatória ou armazenará grandes quantidades de conteúdo digital de baixo valor. A política de coleta ajuda a organização a identificar qual conteúdo digital ela aceitará ou não para ingestão. Numa organização com uma missão mais ampla do que a preservação de conteúdos digitais, a política de recolha ajuda a definir o papel do repositório dentro do contexto organizacional mais amplo.

Visando auxiliar na elaboração do documento de governança, a seguir está disposta a estrutura de atributos adaptada do modelo da rede LOCKSS InDiPres (Indiana Digital Preservation) do Estado de Indiana (Estados Unidos) .

1. Introdução: Discorrer sobre a função memorial e os esforços pela preservação digital do Repositório Digital da Instituição.

2. Missão: Qual a missão do Repositório quanto à Preservação em longo prazo de objetos digitais?

3. Corpo gestor do Repositório Institucional: A eleição deste corpo deve estar em conformidade com as leis da Instituição. Todavia a equipe deve ser composta por profissionais habilitados e capacitados para atuar em Repositórios Digitais.
3.1 Funções e responsabilidades do corpo Gestor: Quais as funções e respectivas responsabilidades de cada membro envolvido nas dinâmicas do Repositório?
3.1.1 Gestores: Quais os nomes, títulos e cargos dos gestores?
3.1.2 Comitê gestor: O Repositório Institucional deve ser gerido pelo coletivo, sendo um presidente, um vice-presidente e um secretário os principais cargos gestores.
3.1.3 Comitês extraordinários: Este grupo deve ser reunido sempre que houver alguma demanda extraordinária para ser tratada. Eleições, criação de força-tarefa, por exemplo.
3.1.4 Força-Tarefa: Este grupo deve ser reunido temporariamente para solucionar uma demanda do Repositório e diluído logo após a entrega dos relatórios e chancela de autorização do comitês gestor.
3.2 Funções e responsabilidades do corpo Técnico: Quais as funções e respectivas responsabilidades de cada membro envolvido nas dinâmicas do Repositório?
3.2.1 Técnicos em Preservação Digital: Este profissional trata das práticas de curadoria digital e digitalização dos acervos.
3.2.2 Técnicos em Sistemas de Informação: Este profissional trata das práticas de análise e manutenção dos sistemas de informação e armazenamento.

4. Sustentabilidade: Toda iniciativa deve ter suas ações que definam sua proficiência.
4.1 Mandato: Período no qual cada gestão irá responder pelo RI. O tempo de duração de cada mandato deve ser definido na infraestrutura organizacional dos atributos do ciclo de revisão da esfera organizacional da arquitetura do projeto de preservação digital.
4.2 Mudança de liderança: Quando chegar o momento da eleição um comitê especial deve ser formado para acompanhar o processo eleitoral e diluído logo após a conclusão do processo.
4.3 Manutenção da política de governança: A manutenção desta política deve ser realizada sempre que novas demandas surgirem independente da mudança de gestão. As atualizações devem compor a documentação Institucional do Repositório, sendo assinadas pelos gestores e comitês extraordinários. Os arquivos devem ser armazenados no Repositório de Processos Digitais da Instituição. Estando disponíveis no site do RI.
4.4 Responsabilidade Fiscal: Esta parte cabe ao financeiro e todas as entradas e saídas para o repositório, aquisição de tecnologia (licenças, plugins, softwares) equipamentos (hardwares), insumos físicos e digitais. As atualizações devem compor a documentação Institucional do Repositório, sendo assinadas pelos gestores e comitês extraordinários. Os arquivos devem ser armazenados no Repositório de Processos Digitais da Instituição. Estando disponíveis no site do RI.

A experiência brasileira com a governança

No Brasil, as primeiras iniciativas de criar uma estrutura de governança digital na esfera pública federal, começam em com Resolução nº 1, de 23 de Outubro de 2012, que aprova a Estratégia Geral de Tecnologia da Informação (EGTI) do Sistema de Administração dos Recursos de Tecnologia da Informação (SISP) para o triênio 2013-2015 (BRASIL, 2016a, p.14).

O decreto n. 8.638 de 15 de janeiro de 2016, instituiu a Política de Governança Digital no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional (BRASIL, 2016). No entanto, este foi revogado pelo decreto de n. 10.332 de 28 de abril de 2020, que instituiu a Estratégia de Governo Digital para o período de 2020 a 2022, no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional e dá outras providências (BRASIL, 2020).

No experimento de elaboração da política de preservação digital da Pinacoteca de São Paulo, o pesquisador Charlley Luz e a pesquisadora Isabel Maringeli, relatam que foi utilizado como guia o Framework para política de preservação digital do projeto Canadian Heritage Information Network, este documento descreve que a governança estabelece formas para a Responsabilidade Administrativa e a Viabilidade organizacional na execução de uma Política de Preservação Digital. Segundo os autores:

“A governança foi estruturada pela própria política, sendo essa responsável por aprovar planos específicos de implementação de soluções que almejem os Objetivos 2026 da Pinacoteca, acompanhamento da produção e qualidade da governança tática e encaminhamentos operacionais do CEDOC, definição das estratégias de comunicação interna e dos conteúdos a serem transmitidos às equipes. Este comitê também fará análise dos relatórios de planos específicos e daí evolução dos objetivos para 2026. A princípio o comitê deverá se reunir semestralmente” (LUZ; MARINGELI, 2018, p.198).

Desta foram, entre resoluções, portarias e decretos, a Lei federal nº 14.129, de 29 de março de 2021 (Lei do Governo Digital) estabelece princípios, regras e instrumentos para o Governo Digital (BRASIL, 2019). O Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, em sua Estratégia de Governança Digital da Administração Pública Federal (BRASIL, 2016, p.14), definiu os seguintes princípios:

• Foco nas necessidades da sociedade: as necessidades da sociedade, tanto de pessoas físicas quanto jurídicas, são os principais insumos para o desenho e a entrega de serviços públicos digitais.
• Abertura e transparência: ressalvado o disposto em legislação específica, dados e informações são ativos públicos que devem estar disponíveis para a sociedade, de modo a dar transparência e publicidade à aplicação dos recursos públicos nos programas e serviços, gerando benefícios sociais e econômicos.
• Compartilhamento da capacidade de serviço: órgãos e entidades deverão compartilhar infraestrutura, sistemas, serviços e dados, de forma a evitar duplicação de esforços, eliminar desperdícios e custos e reduzir a fragmentação da informação em silos.
• Simplicidade: reduzir a complexidade, a fragmentação e a duplicação das informações e dos serviços públicos digitais, otimizando processos de negócio, com foco na eficiência da prestação de serviços à sociedade.
• Priorização de serviços públicos disponibilizados em meio digital: sempre que possível, os serviços públicos serão oferecidos em meios digitais, sendo disponibilizados para o maior número possível de dispositivos e plataformas.
• Segurança e privacidade: os serviços públicos digitais devem propiciar disponibilidade, integridade, confidencialidade e autenticidade dos dados e informações, além de proteger o sigilo e a privacidade pessoais dos cidadãos na forma da legislação.
• Participação e controle social: possibilitar a colaboração dos cidadãos em todas as fases do ciclo das políticas públicas e na criação e melhoria dos serviços públicos. Órgãos e entidades públicas devem ser transparentes e dar publicidade à aplicação dos recursos públicos nos programas e serviços do Governo Federal, fornecendo informação de forma tempestiva, confiável e acurada para que o cidadão possa supervisionar a atuação do governo.
• Governo como plataforma: o governo deve constituir-se como uma plataforma aberta, sobre a qual os diversos atores sociais possam construir suas aplicações tecnológicas para a prestação de serviços e o desenvolvimento social e econômico do país, permitindo a expansão e a inovação.
• Inovação: devem ser buscadas soluções inovadoras que resultem em melhoria dos serviços públicos.

No intuito de concluir esta explicação, mas sem intento de esgotar as possibilidades de atualização do tema, vale destacar o estudo de Gabriela Terrada (2022), o qual nos traz uma perspectiva relevante para o debate sobre a governança em sua dissertação. A autora elaborou um quadro de enfoque na governança institucional, que discorre sobre as categorias de aspectos organizacionais e aspectos técnicos, utilizados por instituições ibero-americanas do International Internet Preservation Consortium – IIPC.

Referências
ANDRADE, João. Os nós do Sistema e a Interoperabilidade. 2018, pp.29-35 In. ANDRADE, João Paulo Moraes de. Contingência de risco: uma questão de segurança em preservação digital. 2018. 169f. Dissertação (Mestrado em Ciência da Informação) – Universidade Federal de Pernambuco, Recife, 2018. Disponível em: https://repositorio.ufpe.br/handle/123456789/30625

BRASIL. DECRETO Nº 10.332, DE 28 DE ABRIL DE 2020. Institui a Estratégia de Governo Digital para o período de 2020 a 2022, no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional e dá outras providências. 2020. Disponível em: https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_Ato2019-2022/2020/Decreto/D10332.htm#art14

BRASIL. Governança Digital: Estratégia de Governo Digital. 2019. Disponível em: https://www.gov.br/governodigital/pt-br/legislacao/legislacao-governanca-digital

BRASIL. DECRETO Nº 8.638, DE 15 DE JANEIRO DE 2016. Institui a Política de Governança Digital no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional. 2016. Disponível em: https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2015-2018/2016/decreto/d8638.htm

BRASIL. Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão. Estratégia de Governança Digital da Administração Pública Federal 2016-19. Brasília: MP, 2016a. Disponível em: https://sti.uff.br/wp-content/uploads/sites/120/2021/07/estrategia-de-governanca-digital.pdf

LUZ, Charlley; MARINGELI, Isabel. Política de preservação digital: caso Pinacoteca de São Paulo. Perspectivas em Ciência da Informação, v. 23, n.2, p.189-200, abr./jun. 2018. Disponível em: https://www.scielo.br/j/pci/a/vDFbVMFKGd6hN8FqjZxt8rt/?lang=pt

SCHMIDT, Gregory. Web 2.0 for Disaster Response and Recovery. Journal of Web Librarianship, 4(4), 2010, pp. 413–426.

TERRADA, Gabriela. Preservação digital da web: uma reflexão sobre políticas e práticas. 2022. 215 f. Dissertação (Mestrado em Ciência da Informação) – Instituto de Arte e Comunicação Social, Universidade Federal Fluminense, Niterói, 2022. Disponível em: https://app.uff.br/riuff/handle/1/26276