Infraestrutura para Estratégias de Preservação
Dimensão Organizacional: Infraestrutura para Estratégias de Preservação
A infraestrutura de planejamento estratégico da esfera organizacional se configura como o conjunto de esquemas técnicos e conceituais que permitem identificar as partes integrantes do processo de preservação digital. Para se construir uma estratégia fiável, sólida e de longo prazo, é imprescindível realizar o planejamento do projeto de preservação digital da Instituição, buscando perceber a realidade do ambiente (técnica e profissional), avaliando os caminhos que se pretende seguir, observando a trajetória passada, bem como as tendências para o futuro.
Ao longo das últimas duas décadas, a Preservação Digital vem evoluindo suas práticas, no intuito de alcançar o status de fidelidade na longevidade de estoques digitais. Segundo Márdero Arellano, “estratégias de preservação digital são um tipo de abordagem que permite o acesso contínuo à informação em formato digital. Esquemas técnicos e conceituais que permitem identificar as partes integrantes do processo de preservação digital, assim como sua padronização em modelos de referência” (MARDERO-ARELLANO, 2008, p. 352).
As estratégias se configuram como um conjunto de idealizações de um macro universo de possibilidades, estando diretamente ligadas a um micro universo de ações que visam atuar sobre uma dada condição. A maneira mais objetiva de expressar esta perspectiva é compreender as estratégias a partir do conceito de planejamento e as ações do ponto de vista de táticas.
O termo estratégia tem origem na terminologia militar, sendo indissociáveis das táticas. Uma estratégia é um plano de ação “futuro” que se segue para atingir um objetivo final. As estratégias ajudam a definir as metas de longo prazo e como se pretende alcançá-las, enquanto as táticas, por sua vez, remetem às etapas e ações individuais que levarão aonde se quer chegar. As táticas ou estratégias são etapas a longo prazo que ajudam a atingir as metas maiores. O planejamento tático é o ato de desmembrar o plano estratégico em ações a curto prazo. Visto que a criação de prazos garante que as táticas sejam efetivamente concluídas dentro de um horizonte temporal definido (LAOYAN, 2022).
Durante o planejamento do Projeto de Preservação Digital os membros da equipe envolvida em sua concepção devem fazer duas perguntas à própria equipe: “o que fazer” e “como fazer”. Assim o primeiro questionamento lhe ajudará a construir uma estratégia e logo em seguida saberão de que forma esta poderá ser executada para se alcançar o objetivo proposto.
Dito isto, para que o planejamento possa se tornar realidade é importante elaborar o plano, o programa e o projeto para que se possa implementar a Preservação Digital em uma Instituição Memorial. A distinção básica entre plano, programa e projeto, segundo Teixeira (2009, p.4), está no nível de agregação de decisões e no detalhamento das operações de execução, ou seja, o plano tem maior nível de agregação de decisões que o programa e este, mais que o projeto. Por outro lado, o projeto tem maior detalhamento das operações a serem executadas que o programa e este, mais que o plano. Assim:
- Plano – É o documento mais abrangente e geral, que contém estudos, análises situacionais ou diagnósticos necessários à identificação dos pontos a serem atacados, dos programas e projetos necessários, dos objetivos, estratégias e metas de um governo, de um Ministério, de uma Secretaria ou de uma Unidade.
- Programa – É o documento que indica um conjunto de projetos cujos resultados permitem alcançar o objetivo maior de uma política pública.
- Projeto – É a menor unidade do processo de planejamento. Trata-se de um instrumento técnico-administrativo de execução de empreendimentos específicos, direcionados para as mais variadas atividades interventivas e de pesquisa no espaço público e no espaço privado.
Os fundamentos da Preservação Digital estão nas normas ISO, assim como sua evolução e continuidade. As normas ISO 14.721 e 16.363 de 2012 apresentam informações basilares sobre o planejamento estratégico. Isto posto, observa-se que a subseção modelo funcional (4.1 functional model) da sessão de número quatro (4. detailed models) da 2012, descreve como a Entidade Funcional de Planejamento de Preservação (Preservation Planning Functional Entity) deve atuar no Modelo de Referência OAIS. Na subsessão Planejamento de Preservação (4.1.1.6 Preservation Planning) estão descritas as funções da Entidade Funcional de Planejamento de Preservação. Dentre estas funções está o desenvolvimento de estratégias e padrões de preservação (Develop Preservation Strategies and Standards), está responsável por desenvolver e recomendar estratégias e padrões, e por avaliar riscos, para permitir que o Arquivo faça compensações informadas à medida que estabelece padrões, define políticas e gerencia sua infraestrutura de sistema (ISO 14721, 2012).
A ISO 16.363 nas definições terminológicas (1.5 definitions, 1.5.2 Terminology, 1.5.2.1 Glossary) de seu glossário descreve que o Plano de Implementação de Preservação (Preservation Implementation Plan) é uma declaração escrita, autorizada pela administração do repositório, que descreve os serviços a serem oferecidos pelo repositório para preservar objetos acessados no repositório de acordo com a Política de Preservação. Enquanto o Plano Estratégico de Preservação (Preservation Strategic Plan), declara as metas e objetivos para alcançar aquela parte da missão do repositório relacionada à preservação. Podendo incluir planos de longo e curto prazo.
No tocante à infraestrutura organizacional (sessão 3), no tocante à viabilidade da governança (3.1), a norma descreve que o repositório deverá ter um Plano Estratégico de Preservação que defina a abordagem que o repositório adotará no apoio de longo prazo à sua missão. O plano estratégico cobre um determinado período de tempo finito, normalmente na faixa de 3 a 5 anos, devendo se basear na missão estabelecida da organização e nos valores, visão e objetivos definidos, este atributo deve estar contido na infraestrutura do ciclo. As políticas de repositório mostram como o repositório cumpre os requisitos do plano estratégico de preservação do repositório. Por este motivo é imprescindível ao repositório ter Políticas de Preservação em vigor para garantir que seu Plano Estratégico de Preservação seja cumprido (3.3.2).
No que tange ao planejamento de preservação (4. Preservation Planning) para repositórios a Norma descreve a necessidade estratégias de preservação documentadas relevantes para o seu acervo; de mecanismos para monitoramento do seu ambiente de preservação e para alterar seus planos de preservação em decorrência de suas atividades de monitoramento.
Em suma o Plano Estratégico de Preservação estabelece como a missão será alcançada, em termos gerais com metas e objetivos. A seguir estão dispostos os atributos para elaboração do plano, do programa e implementação do projeto de Preservação Digital.
Atributos do Planejamento Estratégico
Estratégias são como um conjunto de idealizações de um macro universo de possibilidades, estando diretamente ligadas a um micro universo de ações que visam atuar sobre uma dada condição. A maneira mais objetiva de expressar esta perspectiva é compreender as estratégias a partir do conceito de planejamento e as ações do ponto de vista de táticas.
Uma estratégia é um plano de ação “futuro” que se segue para atingir um objetivo final. As estratégias ajudam a definir as metas de longo prazo e como se pretende alcançá-las, enquanto as táticas, por sua vez, remetem às etapas e ações
individuais que levarão aonde se quer chegar. As táticas ou estratégias são etapas a longo prazo que ajudam a atingir as metas maiores. O planejamento tático é o ato de desmembrar o plano estratégico em ações a curto prazo. Visto que a criação de prazos garante que as táticas sejam efetivamente concluídas dentro de um horizonte temporal definido (LAOYAN, 2022).
Durante o planejamento do Projeto de Preservação Digital os membros da equipe envolvida em sua concepção devem fazer duas perguntas à própria equipe: “o que fazer” e “como fazer”. Assim o primeiro questionamento lhe ajudará a construir uma estratégia e logo em seguida saberão de que forma esta poderá ser executada para se alcançar o objetivo proposto.
Dito isto, para que o planejamento possa se tornar realidade é importante elaborar o plano, o programa e o projeto para que se possa implementar a Preservação Digital em uma Instituição Memorial. A distinção básica entre plano, programa e projeto, segundo Teixeira (2009, p.4), está no nível de agregação de decisões e no detalhamento das operações de execução, ou seja, o plano tem maior nível de agregação de decisões que o programa e este, mais que o projeto. Por outro lado, o projeto tem maior detalhamento das operações a serem executadas que o programa e este, mais que o plano. Assim:
• Plano – É o documento mais abrangente e geral, que contém estudos, análises situacionais ou diagnósticos necessários à identificação dos pontos a serem atacados, dos programas e projetos necessários, dos objetivos, estratégias e metas de um governo, de um Ministério, de uma Secretaria ou de uma Unidade.
• Programa – É o documento que indica um conjunto de projetos cujos resultados permitem alcançar o objetivo maior de uma política pública.
• Projeto – É a menor unidade do processo de planejamento. Trata-se de um instrumento técnico-administrativo de execução de empreendimentos específicos, direcionados para as mais variadas atividades interventivas e de pesquisa no espaço público e no espaço privado.
Os fundamentos da Preservação Digital estão nas normas ISO, assim como sua evolução e continuidade. As normas ISO 14.721 e 16.363 de 2012 apresentam informações basilares sobre o planejamento estratégico. Isto posto, observa-se que a subseção modelo funcional (4.1 functional model) da sessão de número quatro (4. detailed models) da 2012, descreve como a Entidade Funcional de Planejamento de Preservação (Preservation Planning Functional Entity) deve atuar no Modelo de Referência OAIS. Na subsessão Planejamento de Preservação (4.1.1.6 Preservation Planning) estão descritas as funções da Entidade Funcional de Planejamento de Preservação. Dentre estas funções está o desenvolvimento de estratégias e padrões de preservação (Develop Preservation Strategies and Standards), está responsável por desenvolver e recomendar estratégias e padrões, e por avaliar riscos, para permitir que o Arquivo faça compensações informadas à medida que estabelece padrões, define políticas e gerencia sua infraestrutura de sistema (ISO 14721, 2012).
A ISO 16.363 nas definições terminológicas (1.5 definitions, 1.5.2 Terminology, 1.5.2.1 Glossary) de seu glossário descreve que o Plano de Implementação de Preservação (Preservation Implementation Plan) é uma declaração escrita, autorizada pela administração do repositório, que descreve os serviços a serem oferecidos pelo repositório para preservar objetos acessados no repositório de acordo com a Política de Preservação. Enquanto o Plano Estratégico de Preservação (Preservation Strategic Plan), declara as metas e objetivos para alcançar aquela parte da missão do repositório relacionada à preservação. Podendo incluir planos de longo e curto prazo.
No tocante à infraestrutura organizacional (sessão 3), no tocante à viabilidade da governança (3.1), a norma descreve que o repositório deverá ter um Plano Estratégico de Preservação que defina a abordagem que o repositório adotará no apoio de longo prazo à sua missão. O plano estratégico cobre um determinado período de tempo finito, normalmente na faixa de 3 a 5 anos, devendo se basear na missão estabelecida da organização e nos valores, visão e objetivos definidos, este atributo deve estar contido na infraestrutura do ciclo. As políticas de repositório mostram como o repositório cumpre os requisitos do plano estratégico de preservação do repositório. Por este motivo é imprescindível ao repositório ter Políticas de Preservação em vigor para garantir que seu Plano Estratégico de Preservação seja cumprido (3.3.2).
No que tange ao planejamento de preservação (4. Preservation Planning) para repositórios a Norma descreve a necessidade estratégias de preservação documentadas relevantes para o seu acervo; de mecanismos para monitoramento do seu ambiente de preservação e para alterar seus planos de preservação em decorrência de suas atividades de monitoramento.
Em suma o Plano Estratégico de Preservação estabelece como a missão será alcançada, em termos gerais com metas e objetivos. A seguir estão dispostos os atributos para elaboração do plano, do programa e implementação do projeto de Preservação Digital.
Atributos para o plano de preservação digital
Um plano de preservação define uma série de ações de preservação a serem tomadas por uma instituição responsável, devido a um risco identificado para um determinado acervo, conjunto de objetos ou registros digitais. O Plano de Preservação leva em consideração as políticas de preservação, obrigações legais, restrições organizacionais e técnicas, requisitos dos usuários e objetivos de preservação e descreve o contexto de preservação, as estratégias de preservação avaliadas e a decisão resultante para uma estratégia, incluindo o raciocínio para a decisão. Além de especificar uma série de etapas ou ações – denominadas plano de ação de preservação -, juntamente com responsabilidades, regras e condições de execução do acervo. Desde que as ações e a sua implementação, bem como o ambiente técnico o permitam, este plano de ação é uma definição de fluxo de trabalho executável (HOFFMANN, 2008).
O artigo Systematic planning for digital preservation: evaluating potential strategies and building preservation plans publicado por Christoph Becker et al. em 2019 é uma fonte relevante de informações sobre o plano de preservação digital. Neste trabalho, os autores trazem um resumo do relatório técnico do projeto PLANETS de 2006, onde listam elementos para elaboração do plano, como está descrito abaixo.
• Identificação – Um plano de preservação deve ser identificado de forma única para que possa ser facilmente consultado e recuperado.
• Status e gatilhos – O status de um plano inclui tanto o progresso do planejamento – se um plano está atualmente sendo definido, aguardando aprovação ou já foi implantado e está ativo – e os gatilhos que levaram à definição ou refinamento do plano. Especificamente, os seguintes eventos podem desencadear uma atividade de planeamento e devem, portanto, ser incluídos na documentação do plano.
– Nova coleção. Este é o evento mais comum, onde é criado de raiz um plano de preservação para um novo acervo, para o qual não foi previamente definido nenhum plano.
– Perfil de coleção alterado. Mudanças no perfil de um acervo existente podem exigir a revisão de um plano de preservação estabelecido. Exemplos de alterações no perfil da coleção são formatos de objetos recém-aceitos ou alterações significativas na coleção tamanho. É responsabilidade das funções de vigilância tecnológica garantir que esses gatilhos sejam realmente acionados; os eventos correspondentes devem então ser registrados na documentação de planejamento.
– Ambiente alterado. O meio ambiente de um plano de preservação é composto pelo ambiente técnico, pelas comunidades designadas e pela instituição anfitriã. Mudanças no ambiente podem levar a uma mudança nas preferências, por exemplo, no que diz respeito ao contexto do sistema no qual uma ação de preservação precisa operar. Podem também implicar uma alteração nos fatores que influenciam os planos de preservação existentes, por exemplo, alterações nos preços de hardware ou software. Outras mudanças relevantes são a disponibilidade de novas estratégias de preservação ou a obsolescência iminente de formatos de objetos que são utilizados num plano existente. As mudanças no ambiente exigem uma revisão dos planos de preservação existentes, enquanto os objetivos da avaliação normalmente permanecerão inalterados.
– Objetivo alterado. Mudanças e desenvolvimentos no meio ambiente podem alterar os objetivos da avaliação da preservação ao longo do tempo. Neste caso, é necessário avaliar os planos de preservação existentes em relação aos objetivos alterados. Exemplos são mudanças nas políticas de alto nível ou obrigações legais que têm impacto nas preferências e nos objetivos. Mudanças na comunidade designada, como o tipo de software disponível aos usuários ou novas formas de utilização dos objetos de interesse, também podem afetar as metas e objetivos.
– Revisão periódica. São necessárias revisões periódicas dos planos de preservação existentes para verificar a adequação dos planos e para melhorar e desenvolver os planos existentes. Uma revisão periódica, por ex. a cada 3-5 anos, devem reiterar a atividade de planeamento tendo em conta as novas estratégias de preservação desenvolvidas, e procurar verificar e potencialmente melhorar os planos estabelecidos.
• Descrição do enquadramento institucional – Esta parte documenta o quadro de referência do plano de preservação, o contexto principal em que a atividade de planejamento ocorre e em que o plano precisa ser funcional. Assim, precisa abranger uma ampla gama de fatores de influência de alto nível que têm impacto nas decisões tomadas na definição do plano.
• Descrição da coleção – A coleção é o conjunto de objetos ou registros digitais para os quais é criado um plano de preservação. São todos os objetos que deverão ser tratados com a mesma ferramenta com configurações de parâmetros idênticas durante a aplicação das ações de preservação.
• Requisitos de preservação – Esta seção descreve tão detalhadamente quanto possível os requisitos subjacentes a todas as decisões de planejamento de preservação.
• Evidência de decisão por uma estratégia de preservação – As evidências desempenham um papel essencial no estabelecimento de confiança nos repositórios digitais; decisões baseadas em evidências e documentação adequada promovem a transparência e apoiam a construção de confiança. Esta secção é, portanto, considerada vital para garantir e documentar que foi tomada uma decisão responsável.
Custos – Esta seção especifica os custos estimados decorrentes da aplicação deste plano de preservação.
• Funções e responsabilidades – Esta seção especifica as pessoas responsáveis e as funções que executam, monitoram e potencialmente reavaliam o plano.
• Plano de ação de preservação – O plano de ação de preservação específica as ações concretas a serem realizadas para manter a coleção de objetos digitais viva e acessível em longo prazo. Uma ação de preservação pode ser apenas a aplicação de uma única ferramenta a um conjunto de objetos digitais, mas também pode ser um esforço que consiste em múltiplos serviços de caracterização e ação. Nesse sentido, o plano de ação de preservação especifica dois aspectos principais: O quando? e O quê?
Referências Bibliográficas
BECKER, C.; KULOVITS, H.; GUTTENBRUNNER, M.; STRODL, S.; RAUBER, A.; HOFMAN, H. Systematic planning for digital preservation: evaluating potential strategies and building preservation plans. Int J Digit Libr 10, 133–157, 2009.
HOFFMANN, H., Planets-PP subproject, Becker, C., Strodl, S., Kulovits, H., Rauber, A.: Preservation plan template. Technical report, The Planets project (2008).
https://www.ifs.tuwien.ac.at/dp/plato/docs/plan-template.pdf
LAOYAN, Sarah. Estratégia vs. tática: em que diferem? Disponível em: https://asana.com/pt/resources/strategy-vs-tactics .
MÁRDERO-ARELLANO, M. Critérios para a preservação digital da informação científica. 2008. 356 f. Tese (Doutorado em Ciência da Informação)-Universidade de Brasília, Brasília, 2008. Disponível em: <http://eprints.rclis.org/15412/1/Tese_Miguel_%C3%81ngel_M%C3%A1rdero_Arellano.pdf >. Acesso em 04 abr. 2023.
INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR STANDARDIZATION. ISO 14721:2012. Space data and information transfer systems Open archival information system (OAIS) Reference model.
INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR STANDARDIZATION. ISO 16363:2012. Space data and information transfer systems Audit and certification of trustworthy digital repositories.
TEIXEIRA, Joaquina Barata. Formulação, administração e execução de políticas públicas. In: Conselho Federal de Serviço Social – CFESS (org.). Serviço social: direitos sociais e competências profissionais. Brasilia, DF: CFESS: ABEPSS, 2009. p. 553-574. Disponível em: http://livroaberto.ufpa.br/jspui/handle/prefix/523 . Acesso em 04 abr. 2023