Política

Minuta da Política de Preservação Digital de Coleções em
Repositórios Institucionais e Bibliotecas Digitais / Política de Preservação Digital

– Este template possui orientações para elaboração de uma política de preservação de documentos em formato digital contidos em repositórios institucionais e/ou bibliotecas digitais das Instituições de Ensino Superior (IES), que tenham interesse em preservar tais documentos;
– São considerados para preservação digital os documentos de produção técnico-científicos, no entanto cabe a IES definir quais coleções e tipos de documentos terão prioridade para preservação a longo prazo;
– No texto, onde consta a palavra IES, deverá ser substituída pelo nome e/ou sigla de sua Instituição;
– As orientações destacadas em caixas de texto deverão ser removidas.

 

AGUIA: Agência USP de Gestão da Informação Acadêmica Universidade de São Paulo. Entenda o que é Acesso Aberto. [2021]. Disponível em: https://www.aguia.usp.br/apoio-pesquisador/acesso-aberto-usp/entenda-o-que-e-acesso-aberto/. Acesso em: 16 set. 2021.

ARQUIVO NACIONAL. Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. (Publicações Técnicas, 51). Disponível em: http://www.arquivonacional.gov.br/images/pdf/Dicion_Term_Arquiv.pdf. Acesso em: 16 set. 2021.

BRASIL. Constituição da República Federativa do Brasil de 1988. Brasília, DF, 5 out. 1988. Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/constituicao/constituicao.htm. Acesso em: 7 maio 2021.

BRASIL. Decreto nº 8.297, de 15 de agosto de 2014. Aprova o Estatuto e o Quadro Demonstrativo dos Cargos em Comissão e das Funções de Confiança da Fundação Biblioteca Nacional; altera os Anexos I e II ao Decreto nº 7.743, de 31 de maio de 2012, que aprova a Estrutura Regimental e o Quadro Demonstrativo dos Cargos em Comissão e das Funções Gratificadas do Ministério da Cultura; e altera os Decretos nº 519 e nº 520, ambos de 13 de maio de 1992, que tratam, respectivamente, do Programa Nacional de Incentivo à Leitura e do Sistema Nacional de Bibliotecas Públicas. Diário Oficial [da] República Federativa do Brasil. Brasília, DF, 18 de novembro de 2011. Disponível em: https://cutt.ly/dyn39Dn. Acesso em: 09 maio 2021.

BRASIL. Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015. Dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional. Diário Oficial [da] República Federativa do Brasil. Brasília, DF, 9 de outubro de 2015. Disponível em: https://cutt.ly/fyn33St. Acesso em: 09 maio 2021.

BRASIL. Lei n° 8.159 de 8 de janeiro de 1991. Diário Oficial [da] República Federativa do Brasil, Brasília, DF, 9. jan. 1991. Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L8159.htm. Acesso em: 09 maio 2021.

BRASIL. Lei n° 9.610 de 19 de fevereiro de 1998. Diário Oficial [da] República Federativa do Brasil, Brasília, DF, 20. fev. 1998. Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l9610.htm. Acesso em: 09 maio 2021.

BRASIL. Lei nº. 12.527, de 18 de novembro de 2011. Regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5o, no inciso II do § 3o do art. 37 e no § 2o do art. 216 da Constituição Federal; altera a Lei no 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei no 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá outras providências. Diário Oficial [da] República Federativa do Brasil. Brasília, DF, 18 de novembro de 2011. Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2011/lei/l12527.htm. Acesso em: 09 maio 2021.

CARINIANA: Rede Brasileira de Serviços de Preservação Digital. Glossário. Disponível em:  https://cariniana.ibict.br/index.php/referencias/2016-02-19-18-56-47/O. Acesso em: 16 set. 2021.

CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS (CONARQ). Glossário: documentos arquivísticos digitais. 2016. Disponível em: https://www.gov.br/conarq/pt-br/assuntos/camaras-tecnicas-setoriais-inativas/camara-tecnica-de-documentos-eletronicos-ctde/2016_CTDE_Glossario_V7.pdf.  Acesso em: 16 set. 2021.

FUNDAÇÃO BIBLIOTECA NACIONAL. Política de Preservação Digital. Rio de Janeiro, 2020. Disponível em: https://www.bn.gov.br/sites/default/files/documentos/producao/manual/2021/politica-preservacao-digital-biblioteca-nacional-ppdbn-6972.pdf. Acesso em: 30 mar. 2021.

FUNDAÇÃO OSWALDO CRUZ. Política de preservação dos acervos científicos e culturais da FIOCRUZ. 2. ed. Rio de Janeiro: Fiocruz: COC, 2020. Disponível em: https://portal.fiocruz.br/sites/portal.fiocruz.br/files/documentos/politica_acervos_fiocruz_2020_0.pdf. Acesso em: 10 maio 2021.

NASCIMENTO, A. G.; QUEIROZ, C. F.; ARAÚJO, L. D. Garantindo acervos para o futuro: plano de preservação digital para o Repositório Institucional Arca. Ciência da Informação, [S. l.], v. 48, n. 3, 2020. Disponível em: http://revista.ibict.br/ciinf/article/view/4924. Acesso em: 16 set. 2021.

SCIELO: Scientific Electronic Library Online. Política de preservação digital do programa SciELO. 2021. Disponível em: https://www.scielo.org/pt/sobre-o-scielo/preservacao-digital/. Acesso em: 05 out. 2021.

SILVA ,Karina F.; CABRAL, Maria Cristina Balbino Ribeiro. Preservação digital: uma perspetiva orientada para arquivos eletrônicos. Portal de Conferências do Laboratório de Tecnologias Intelectuais – LTi, João Pessoa, PB, p. 397-408, ago. 2017. Trabalho apresentado no 8º Seminário de Saberes Arquivísticos: arquivologia: convergências e perspectivas, 2017. Disponível em: http://www.ufpb.br/evento/index.php/viii/sesa/paper/viewFile/4596/2802. Acesso em: 16 set. 2021.

SILVA JÚNIOR, L. P.; MOTA, V. G. Políticas de preservação digital no brasil: características e implementações. Ciência da Informação, [S. l.], v. 41, n. 1, 2012. DOI: 10.18225/ci.inf..v41i1.1351. Disponível em: https://brapci.inf.br/index.php/res/v/18288. Acesso em: 16 set. 2021.

UNIVERSIDADE ESTADUAL PAULISTA “JÚLIO DE MESQUITA FILHO”. Política de preservação digital para documentos de arquivo da UNESP. São  Paulo: Unesp, dez. 2017, versão 1.0. Disponível em:  https://www2.unesp.br/portal#!/cppd/documentos/. Acesso em: 30 mar. 2021.

Este Glossário é uma adaptação e compilação de vários outros Glossários e Dicionários de Terminologia na área de preservação digital. 

Acervo: conjunto de bens que integram o patrimônio de um indivíduo, de uma instituição, de uma nação, agrupados por atribuição de valor, segundo sua natureza cultural e seguindo uma lógica de organização.

Acessibilidade: facilidade no acesso ao conteúdo e ao significado de um objeto digital.

Acessível: registros que podem ser identificados, localizados e acessados ​​conforme necessário.

Acesso: ato de encontrar, recuperar e utilizar o documento em formato digital.

Acesso aberto:  refere-se à disponibilidade e acesso gratuito por qualquer pessoa aos resultados de pesquisas científicas. Baseia-se na premissa de que o conhecimento científico é um bem público e, portanto, deve estar disponível a todos

Acesso a longo prazo: conjunto de procedimentos e estratégias de preservação para documentos em formato digital, que visam garantir o acesso, a confiabilidade e a integridade dos documentos a longo prazo.

Armazenamento (documento em formato digital): guarda de documentos digitais em dispositivos de memória não volátil.

Arquivamento: ações e procedimentos que visam à guarda ordenada do documento em formato digital.

Arquivo digital: ver documento em formato digital

Autenticidade: garantia de que o documento em formato digital está completo e inalterado,  livre de adulteração desde sua criação. A autenticidade é estabelecida por meio de metadados.

Biblioteca Digital: acervo de documentos em formato digital, disponibilizados virtualmente, permitindo o acesso à distância.

Ciclo de vida: etapas pelas quais os documentos em formato digital passam durante sua vida, incluindo sua criação, uso, reuso, migração e/ou emulação e armazenamento.

Coleção: conjunto de documentos em formato digital devidamente tratado, organizado e separado por tipo de publicação, formato, assunto ou outra característica. Por exemplo: coleção de Teses e Dissertações, coleção Paulo Freire, entre outros.

Comissão de Preservação Digital: grupo de trabalho multidisciplinar que desenvolverá a política e o plano de preservação digital.

Confiabilidade: garantia de que os documentos em formato digital sigam os padrões e metadados estabelecidos proporcionando a manutenção de sua identidade, integridade, autenticidade, qualidade e acesso à longo prazo.

Direito autoral ou direito de autor: é um conjunto de privilégios conferidos por lei à pessoa física ou jurídica criadora da obra intelectual, para que ela possa usufruir de quaisquer benefícios morais e patrimoniais resultantes da exploração de suas criações.

Documento em formato digital: informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional.

Formato de arquivo: atributo de um arquivo que descreve sua codificação e identificado pela extensão no final do nome do arquivo. Por exemplo: *.DOC, *.PDF, *.JPEG.

Gestão: conjunto de tarefas que procura garantir a eficiência nos processos de trabalho e a alocação eficaz de todos os recursos disponibilizados pela organização, a fim de que sejam atingidos os objetivos pré-determinados para a preservação dos acervos.

Hardware: conjunto dos componentes físicos necessários à operação de um sistema computacional.

Infraestrutura tecnológica: são componentes e serviços necessários que fornecem a base para sustentar todos os sistemas de informação de uma organização. Estes componentes para gerar serviços, que incluem gerenciamento de dados, desenvolvimento de sistemas e novos métodos de segurança, são categorizados por hardware, software, rede e serviços.

Integridade: estado dos documentos que se encontram completos e não sofreram nenhum tipo de corrupção ou alteração não autorizada nem documentada.

Interoperabilidade: é a capacidade de um sistema (informatizado ou não) de se comunicar de forma transparente (ou o mais próximo disso) com outro sistema (semelhante ou não). Para um sistema ser considerado interoperável, é muito importante que ele trabalhe com padrões abertos ou ontologias (modelo de dados que representa um conjunto de conceitos dentro de um domínio e os relacionamentos entre estes)

Metadados: Dados estruturados que descrevem e permitem encontrar, gerenciar, compreender e/ou preservar documentos ao longo do tempo.

Metadados de preservação: Metadados que dão suporte às atividades  destinadas a garantir a usabilidade de recursos digitais a longo prazo.

Modelo de referência: estrutura para o entendimento de relações significativas entre entidades de um ambiente e para o desenvolvimento de padrões consistentes ou especificações que lhe dão suporte. Um modelo de referência está baseado em número pequeno de conceitos unificados.

Modelo OAIS: esquema conceitual que disciplina e orienta um sistema para a preservação e manutenção de acesso à informação digital por longo prazo.

Objeto digital: conjunto de uma ou mais cadeias de bits que registram o conteúdo do objeto e de seus metadados associados.

Obsolescência: é a condição que ocorre a um produto ou serviço que deixa de ser útil, mesmo estando em perfeito estado de funcionamento, devido ao surgimento de um produto tecnologicamente mais avançado.

Plano: conjunto de métodos, atividades, tarefas, ações e medidas, por meio dos quais as metas e os objetivos (de um programa) podem ser alcançados.

Plano de Preservação Digital: documento que tem como objetivo sistematizar as etapas e procedimentos para a construção de uma estrutura técnica e organizacional que permita preservar de forma contínua os documentos em formato digital depositados no RI e BD.

Política: conjunto de ambições, princípios e objetivos que fornece a base para o planejamento e as ações.

Política de preservação digital: serve como orientação legal para a gestão da preservação e para o acesso permanente aos documentos em formato digital. Elaborada com base em resoluções, normas, atos administrativos, leis, modelos e padrões.

Preservação digital: conjunto de atividades ou processos responsáveis por garantir o acesso contínuo a longo prazo aos documentos em formato digital. Consiste na capacidade de garantir que o documento em formato digital permaneça acessível e com qualidades de autenticidade suficientes para que possa ser interpretada no futuro.

Processo: conjunto de documentos oficialmente reunidos no decurso de uma ação administrativa ou judicial, que constitui uma unidade.

Programa: delineamento de atividades com vistas a se atingir determinados objetivos e metas (de uma política).

Propriedade intelectual: ver direito autoral

Recuperação do documento: processo de pesquisa, localização e apresentação do documento em sistemas de informação. A pesquisa é feita por meio da formulação de estratégias de busca para identificação e localização de documentos e/ou seus metadados.

Repositório Institucional: sistema de informação que visa armazenar, preservar, organizar, disseminar e promover acesso aberto à produção intelectual produzida nas instituições de ensino e pesquisa.

Restauração: ações realizadas diretamente sobre um bem que perdeu parte de sua significância ou função, devido à deterioração e/ou intervenções anteriores, com o objetivo de possibilitar sua apreciação, uso e fruição. Devem  ser  realizadas  em  caráter  excepcional  e  se basear  no  respeito  pelo material  preexistente.

Segurança: hardware e sistemas capazes de garantir acesso qualificado, auditado e a inviolabilidade do ambiente.

Software: sequência lógica de instruções que o computador é capaz de executar para obter um resultado específico.

Submissão: é o ato de entregar um documento técnico-científico no RI e/ou BD.

 

O formulário recebeu contribuições de:

  • Ana Cristina Figueiredo Loureiro (UNESP);
  • Clediane Guedes (UFRN);
  • Fabiana Colares (UNESP);
  • Flávia Maria Bastos (UNESP);
  • Maith Martins de Oliveira (UNESP);
  • Minervina Teixeira Lopes (UNESP);
  • Pâmella Benevides Gonçalves (UNESP);
  • Roberta Honorato Goria (UNESP).
POLÍTICA DE PRESERVAÇÃO DIGITAL - Formulário

POLÍTICA DE PRESERVAÇÃO DIGITAL - Formulário

Nome
Nome
Nome
Sobrenome
A Instituição, de acordo com sua realidade e contexto, deverá apresentar a importância da preservação dos documentos em formato digital constantes em seu Repositório Institucional (RI) e/ou Biblioteca Digital (BD).
A NOME DA INSTITUIÇÃO assume o compromisso pela preservação dos documentos em formato digital no Repositório Institucional e/ou Biblioteca Digital sob sua responsabilidade, pautado em conceitos e práticas nacionais e internacionais, visando garantir sua autenticidade, integridade e acesso a longo prazo, respeitando os aspectos legais, técnicos, históricos e culturais e implementando os processos necessários para sua continuidade.
3. Objetivo
4. Diretrizes
Estão indicados aqui os principais fundamentos legais no âmbito nacional e cada IES poderá considerá-los ou removê-los e também acrescentar em sua política normas locais referentes ao RI e/ou BD, acesso à informação, direito autoral e preservação digital que sejam estabelecidas pela Instituição ou o Estado Federativo a que... Esta Política está pautada nas seguintes legislações: ⎼ Constituição Federal Brasileira (art. 5º, XXXIII; art. 23, III; art. 216) assegura ao cidadão o direito de receber e ter acesso à informação; a proteção dos documentos, as obras e outros bens de valor histórico, artístico e cultural; e que compõem o patrimônio cultural brasileiro material e imaterial; ⎼ Lei nº 9.610/1998, que dispõe sobre direitos autorais; ⎼ Lei de Acesso à Informação nº 12.527/2011, que regula o acesso às informações, previstas na CF/1988. Estão subordinadas ao regime desta lei as entidades da administração direta e indireta, de todas esferas e poderes; ⎼ Decreto nº 8.539/2015, dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional. Parágrafo único. O estabelecido no caput deverá prever, no mínimo: I - proteção contra a deterioração e a obsolescência de equipamentos e programas; e II - mecanismos para garantir a autenticidade, a integridade e a legibilidade dos documentos eletrônicos ou digitais; ⎼ Lei nº 12.682/2012, que dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos; ⎼ Lei nº 13.709/2018, dispõe sobre a proteção de dados pessoais; ⎼ e demais legislações e normas que tratem e venham a ser editadas sobre o assunto.
A IES poderá acrescentar outras informações sobre direitos autorais... A IES se compromete em respeitar os direitos do autor, as políticas editoriais das publicações científicas, a lei geral de proteção de dados pessoais, conforme legislação em vigor, na aplicação das estratégias de preservação digital. Caberá ao responsável intelectual da obra, conceder à IES: ● o direito não exclusivo de disponibilizar, de copiar e de distribuir, por meio de seus ambientes institucionais de acesso restrito ou aberto ao público geral, sem ressarcimento de direitos autorais informados durante a submissão; ● o direito não exclusivo de realizar quaisquer alterações na mídia ou no formato do arquivo para propósitos de preservação digital, de acessibilidade e de melhor identificação do trabalho submetido, desde que não seja alterado seu conteúdo intelectual.
7. Responsabilidades
8. Infraestrutura e tecnologias da informação
9. Normas e padrões
9.1. Modelo de referência
9.2. Padrões
9.3. Metadados
10. Recursos financeiros
11. Vigência

Contato

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