Acervo: conjunto de bens que integram o patrimônio de um indivíduo, de uma instituição, de uma nação, agrupados por atribuição de valor, segundo sua natureza cultural e seguindo uma lógica de organização.

Acessibilidade: facilidade no acesso ao conteúdo e ao significado de um objeto digital.

Acessível: registros que podem ser identificados, localizados e acessados ​​conforme necessário.

Acesso: ato de encontrar, recuperar e utilizar o documento em formato digital.

Acesso aberto:  refere-se à disponibilidade e acesso gratuito por qualquer pessoa aos resultados de pesquisas científicas. Baseia-se na premissa de que o conhecimento científico é um bem público e, portanto, deve estar disponível a todos

Acesso a longo prazo: conjunto de procedimentos e estratégias de preservação para documentos em formato digital, que visam garantir o acesso, a confiabilidade e a integridade dos documentos a longo prazo.

Armazenamento (documento em formato digital): guarda de documentos digitais em dispositivos de memória não volátil.

Arquivamento: ações e procedimentos que visam à guarda ordenada do documento em formato digital.

Arquivo digital: ver documento em formato digital

Autenticidade: garantia de que o documento em formato digital está completo e inalterado,  livre de adulteração desde sua criação. A autenticidade é estabelecida por meio de metadados.

Biblioteca Digital: acervo de documentos em formato digital, disponibilizados virtualmente, permitindo o acesso à distância.

Ciclo de vida: etapas pelas quais os documentos em formato digital passam durante sua vida, incluindo sua criação, uso, reuso, migração e/ou emulação e armazenamento.

Coleção: conjunto de documentos em formato digital devidamente tratado, organizado e separado por tipo de publicação, formato, assunto ou outra característica. Por exemplo: coleção de Teses e Dissertações, coleção Paulo Freire, entre outros.

Comissão de Preservação Digital: grupo de trabalho multidisciplinar que desenvolverá a política e o plano de preservação digital.

Confiabilidade: garantia de que os documentos em formato digital sigam os padrões e metadados estabelecidos proporcionando a manutenção de sua identidade, integridade, autenticidade, qualidade e acesso à longo prazo.

Direito autoral ou direito de autor: é um conjunto de privilégios conferidos por lei à pessoa física ou jurídica criadora da obra intelectual, para que ela possa usufruir de quaisquer benefícios morais e patrimoniais resultantes da exploração de suas criações.

Documento em formato digital: informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional.

Formato de arquivo: atributo de um arquivo que descreve sua codificação e identificado pela extensão no final do nome do arquivo. Por exemplo: *.DOC, *.PDF, *.JPEG.

Gestão: conjunto de tarefas que procura garantir a eficiência nos processos de trabalho e a alocação eficaz de todos os recursos disponibilizados pela organização, a fim de que sejam atingidos os objetivos pré-determinados para a preservação dos acervos.

Hardware: conjunto dos componentes físicos necessários à operação de um sistema computacional.

Infraestrutura tecnológica: são componentes e serviços necessários que fornecem a base para sustentar todos os sistemas de informação de uma organização. Estes componentes para gerar serviços, que incluem gerenciamento de dados, desenvolvimento de sistemas e novos métodos de segurança, são categorizados por hardware, software, rede e serviços.

Integridade: estado dos documentos que se encontram completos e não sofreram nenhum tipo de corrupção ou alteração não autorizada nem documentada.

Interoperabilidade: é a capacidade de um sistema (informatizado ou não) de se comunicar de forma transparente (ou o mais próximo disso) com outro sistema (semelhante ou não). Para um sistema ser considerado interoperável, é muito importante que ele trabalhe com padrões abertos ou ontologias (modelo de dados que representa um conjunto de conceitos dentro de um domínio e os relacionamentos entre estes)

Metadados: Dados estruturados que descrevem e permitem encontrar, gerenciar, compreender e/ou preservar documentos ao longo do tempo.

Metadados de preservação: Metadados que dão suporte às atividades  destinadas a garantir a usabilidade de recursos digitais a longo prazo.

Modelo de referência: estrutura para o entendimento de relações significativas entre entidades de um ambiente e para o desenvolvimento de padrões consistentes ou especificações que lhe dão suporte. Um modelo de referência está baseado em número pequeno de conceitos unificados.

Modelo OAIS: esquema conceitual que disciplina e orienta um sistema para a preservação e manutenção de acesso à informação digital por longo prazo.

Objeto digital: conjunto de uma ou mais cadeias de bits que registram o conteúdo do objeto e de seus metadados associados.

Obsolescência: é a condição que ocorre a um produto ou serviço que deixa de ser útil, mesmo estando em perfeito estado de funcionamento, devido ao surgimento de um produto tecnologicamente mais avançado.

Plano: conjunto de métodos, atividades, tarefas, ações e medidas, por meio dos quais as metas e os objetivos (de um programa) podem ser alcançados.

Plano de Preservação Digital: documento que tem como objetivo sistematizar as etapas e procedimentos para a construção de uma estrutura técnica e organizacional que permita preservar de forma contínua os documentos em formato digital depositados no RI e BD.

Política: conjunto de ambições, princípios e objetivos que fornece a base para o planejamento e as ações.

Política de preservação digital: serve como orientação legal para a gestão da preservação e para o acesso permanente aos documentos em formato digital. Elaborada com base em resoluções, normas, atos administrativos, leis, modelos e padrões.

Preservação digital: conjunto de atividades ou processos responsáveis por garantir o acesso contínuo a longo prazo aos documentos em formato digital. Consiste na capacidade de garantir que o documento em formato digital permaneça acessível e com qualidades de autenticidade suficientes para que possa ser interpretada no futuro.

Processo: conjunto de documentos oficialmente reunidos no decurso de uma ação administrativa ou judicial, que constitui uma unidade.

Programa: delineamento de atividades com vistas a se atingir determinados objetivos e metas (de uma política).

Propriedade intelectual: ver direito autoral

Recuperação do documento: processo de pesquisa, localização e apresentação do documento em sistemas de informação. A pesquisa é feita por meio da formulação de estratégias de busca para identificação e localização de documentos e/ou seus metadados.

Repositório Institucional: sistema de informação que visa armazenar, preservar, organizar, disseminar e promover acesso aberto à produção intelectual produzida nas instituições de ensino e pesquisa.

Restauração: ações realizadas diretamente sobre um bem que perdeu parte de sua significância ou função, devido à deterioração e/ou intervenções anteriores, com o objetivo de possibilitar sua apreciação, uso e fruição. Devem  ser  realizadas  em  caráter  excepcional  e  se basear  no  respeito  pelo material  preexistente.

Segurança: hardware e sistemas capazes de garantir acesso qualificado, auditado e a inviolabilidade do ambiente.

Software: sequência lógica de instruções que o computador é capaz de executar para obter um resultado específico.

Submissão: é o ato de entregar um documento técnico-científico no RI e/ou BD.